Aquí puedes leer qué datos personales tratamos cuando visitas vivakeys.es y nos haces un pedido, por qué los necesitamos, quién los recibe y qué derechos tienes.
1. Responsable del tratamiento
EUROPE SOFTWARE PARTNER AND PAYMENT SOLUTIONS OÜ
Valge tn 13, 11415 Tallinn, Harju maakond, Estonia
Teléfono: +372 668 3082
Correo electrónico para cuestiones de protección de datos: datenschutz@vivakeys.de
Más detalles en el Aviso legal.
2. Delegado de protección de datos
Dipl.-Ing. Michael Heisekamp
c/o EUROPE SOFTWARE PARTNER AND PAYMENT SOLUTIONS OÜ, Valge tn 13, 11415 Tallinn, Estonia
Correo electrónico: datenschutz@vivakeys.de
3. Visita al sitio web
Alojamiento y registros del servidor
Nuestro sitio web y nuestro buzón de correo funcionan en servidores de Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Alemania. Hetzner trata los datos por nuestra cuenta (art. 28 RGPD).
Con cada solicitud, el servidor guarda un registro: dirección IP, fecha y hora, dirección solicitada, código de estado, cantidad de datos transferidos, página visitada anteriormente (referrer), navegador y sistema operativo. Necesitamos estos datos para ofrecer el sitio web, encontrar errores y repeler ataques. La base jurídica es nuestro interés legítimo en un funcionamiento seguro y estable (art. 6.1.f RGPD). Los registros se eliminan como máximo a las seis semanas.
Cookies necesarias
Para que funcionen la cesta, el proceso de compra y la cuenta de cliente, nuestra tienda (WooCommerce) instala las siguientes cookies. Son estrictamente necesarias para el servicio que has solicitado y no requieren consentimiento (art. 5.3 de la Directiva 2002/58/CE según su transposición en los Estados miembros; art. 6.1.b RGPD).
wp_woocommerce_session_…: sesión de la cesta y del proceso de compra; se conserva dos díaswoocommerce_cart_hashywoocommerce_items_in_cart: detectan si la cesta ha cambiado; hasta que se cierra el navegadorwordpress_logged_in_…ywordpress_sec_…: inicio de sesión en la cuenta de cliente; hasta que se cierra el navegador, con “Recordarme” 14 díaswordpress_test_cookie: comprueba si tu navegador acepta cookies; hasta que se cierra el navegador
Los proveedores de servicios de pago instalan sus propias cookies durante el pago (apartado 5).
Tu elección en el aviso de cookies
En tu primera visita, el aviso “Cookies y servicios de Google” pregunta si permites Google Analytics (estadísticas) y otros servicios de Google. No cargamos ningún código de Google antes de tu decisión. Rechazarlo no tiene ninguna desventaja.
Guardamos tu elección solo en tu navegador (almacenamiento local, entrada vk_consent: elección y momento). La entrada no se nos transmite. Volvemos a preguntarte a los doce meses. Mediante el enlace “Configuración de cookies” al pie de cada página puedes cambiar tu elección o retirar tu consentimiento en cualquier momento con efectos para el futuro. La base jurídica para guardar la elección es el art. 5.3 de la Directiva 2002/58/CE según su transposición en los Estados miembros y el art. 6.1.c RGPD.
Google Analytics 4 (solo con el consentimiento “Estadísticas”)
Con tu consentimiento utilizamos Google Analytics 4 de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublín 4, Irlanda (“Google”) para entender cómo se usa nuestra tienda. Google instala las cookies _ga y _ga_… durante un máximo de dos años. Se tratan datos de uso seudonimizados, como páginas vistas, tiempo de permanencia, origen de la visita, datos del dispositivo y del navegador y la región aproximada. Según Google, Google Analytics 4 no guarda direcciones IP. Los datos de eventos se conservan como máximo 14 meses.
Utilizamos el modo de consentimiento de Google: tras tu consentimiento comunicamos a Google que solo se permite el análisis. El almacenamiento y el uso con fines publicitarios siguen denegados. El personal que ha iniciado sesión no se registra. La base jurídica es tu consentimiento (art. 6.1.a RGPD, art. 5.3 de la Directiva 2002/58/CE).
Servicios de Google (solo con el consentimiento “Servicios de Google”)
Merchant widget: con tu consentimiento mostramos en las páginas de la tienda (no en la cesta, el proceso de compra ni la cuenta de cliente) un widget de Google con la valoración de nuestra tienda en Google. Se carga desde servidores de Google (gstatic.com, google.com). Google recibe tu dirección IP, los datos del navegador y del dispositivo y la página vista.
Reseñas de Clientes en Google: con tu consentimiento, tras un pedido Google muestra una ventana en la página de confirmación del pedido. En ella decides si Google puede pedirte por correo electrónico que valores tu compra. Para esta ventana enviamos a Google: número de pedido, dirección de correo electrónico, país de entrega, fecha de entrega estimada y, si está disponible, el GTIN de los productos comprados. Google solo te envía la encuesta si lo aceptas en la ventana. Google publica tu valoración según sus propias condiciones.
La base jurídica para ambos servicios es tu consentimiento (art. 6.1.a RGPD, art. 5.3 de la Directiva 2002/58/CE).
4. Pedido y cuenta de cliente
Para un pedido necesitamos tu dirección de correo electrónico y tu país; el nombre puedes indicarlo de forma voluntaria. Si pides para una empresa, necesitamos la empresa, el nombre, la dirección y, si quieres usar la inversión del sujeto pasivo, el número de IVA. Con el pedido guardamos además los productos pedidos, los precios e impuestos, el método y el estado del pago, las claves de producto entregadas, tus declaraciones durante el proceso de compra y la dirección IP y los datos del navegador en el momento del pedido (para protegernos frente a abusos).
Usamos estos datos para celebrar y ejecutar el contrato, entregarte las claves, emitir facturas, responder consultas sobre el pedido y cumplir obligaciones legales. Las bases jurídicas son el art. 6.1.b RGPD (contrato), el art. 6.1.c RGPD (obligaciones fiscales y mercantiles) y, para la protección frente a abusos, el art. 6.1.f RGPD.
La cuenta de cliente es voluntaria; también puedes pedir como invitado. En la cuenta guardamos tus datos de acceso (la contraseña solo cifrada), tus datos y tus pedidos con las claves de producto para que puedas consultarlos en cualquier momento. Puedes hacer que se elimine tu cuenta en cualquier momento; los datos que debemos conservar permanecen guardados hasta el final del plazo de conservación.
Comprobación del número de IVA
Si introduces un número de IVA, lo comprobamos al hacer el pedido en el sistema de intercambio de información sobre el IVA (VIES) de la Comisión Europea. Transmitimos el número y el país. Guardamos el resultado y el número de consulta con el pedido como prueba fiscal. La base jurídica es el art. 6.1.c RGPD en relación con las obligaciones de prueba en materia de IVA. Si VIES indica que el número no es válido, puedes pedir sin el número; en ese caso cobramos el IVA.
Correos electrónicos del pedido
Enviamos la confirmación del pedido, la entrega de las claves y los demás correos del pedido a través de Scaleway Transactional Email de Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l’Evêque, 75008 París, Francia, como encargado del tratamiento (art. 28 RGPD). El remitente es shop@vivakeys.com; las respuestas llegan a office@vivakeys.de. Scaleway recibe tu dirección de correo electrónico y el contenido del correo. La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD.
Facturas y contabilidad
Creamos las facturas en la tienda y transferimos los datos a nuestra contabilidad. Debemos conservar las facturas y los registros contables durante siete años desde el final del ejercicio según el § 12 de la Ley estonia de contabilidad (raamatupidamise seadus). Cuando es necesario, nuestros asesores fiscales y las autoridades tributarias reciben estos datos (art. 6.1.c RGPD).
5. Pago
Para el pago transmitimos los datos necesarios al proveedor de servicios de pago del método que hayas elegido, como número de pedido, importe, moneda, dirección de correo electrónico, país y, si los has indicado, nombre y dirección:
- pago con tarjeta, Apple Pay y Google Pay: Revolut Bank UAB, Konstitucijos pr. 21B, 08130 Vilnius, Lituania
- PayPal y los métodos de pago locales ofrecidos a través de PayPal: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburgo, Luxemburgo
Introduces tus datos de pago directamente en el proveedor de servicios de pago. No recibimos los datos completos de la tarjeta o de la cuenta. Los proveedores de servicios de pago también tratan tus datos bajo su propia responsabilidad, por ejemplo para prevenir el fraude y cumplir obligaciones legales; se aplican sus propias políticas de privacidad. Con Apple Pay y Google Pay, Apple o Google también tratan datos según sus propias condiciones. La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD.
Funciones de pago solo en el proceso de compra: integramos los botones de pago y los campos de introducción de PayPal y Revolut solo en la página del proceso de compra, no en las páginas de producto ni de la cesta. En el proceso de compra se cargan al abrir la página, antes de que elijas un método de pago. Tu navegador carga código de programa desde servidores de PayPal y Revolut. PayPal utiliza además su servicio FraudNet y el servicio reCAPTCHA de Google Ireland Limited para prevenir el fraude. El programa de Revolut envía informes de errores al servicio Sentry de Functional Software, Inc., San Francisco, EE. UU., que Revolut utiliza para ello. Los proveedores reciben en particular tu dirección IP, los datos del navegador y del dispositivo y la página vista, y pueden usar cookies o tecnologías similares. La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD, porque en el proceso de compra quieres completar y pagar tu pedido, y, para la prevención del fraude y los informes de errores, nuestro interés legítimo en un pago seguro y que funcione (art. 6.1.f RGPD).
6. Contacto y soporte
Si nos escribes por correo electrónico o mediante el formulario de contacto, tratamos tus datos (en el formulario: nombre, dirección de correo electrónico, asunto y mensaje) y el contenido de tu consulta para responderla. El formulario se envía por correo electrónico a nuestro buzón y no se guarda además en el sitio web. La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD si se refiere a un contrato y, en otro caso, nuestro interés legítimo en responder (art. 6.1.f RGPD).
Notificar un problema: si una clave recibida no funciona, puedes notificarlo mediante “Notificar un problema” en tu pedido o la página “Notificar un problema con la clave”. Para recibir el enlace al formulario introduces el número de pedido y la dirección de correo electrónico del pedido; enviamos el enlace solo a esa dirección. Con la notificación tratamos el pedido, la clave afectada, el código de error que introduzcas en su caso y tu descripción para comprobar el caso y suministrar una sustitución. La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD (ejecución del contrato y de los derechos por falta de conformidad).
Tratamiento asistido por IA: para tramitar las consultas utilizamos sistemas de IA de OpenAI Ireland Limited, Dublín, Irlanda, como encargado del tratamiento (art. 28 RGPD). Se trata el contenido de tu consulta. Enviamos las respuestas como “Kundenservice VivaKeys”. Puedes pedir en cualquier momento que una persona revise y responda tu consulta.
Reserva de citas: puedes reservar una devolución de llamada o una cita de ayuda remota a través de Calendly (Calendly LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, EE. UU.). Calendly solo se abre cuando haces clic en un enlace de reserva. Calendly trata los datos que introduces allí (como nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, cita y nota) y tu dirección IP. La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD o nuestro interés legítimo en una planificación sencilla de citas (art. 6.1.f RGPD).
Ayuda remota: para la ayuda remota utilizamos TeamViewer de TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen, Alemania. Una sesión solo tiene lugar si inicias TeamViewer y nos facilitas tu ID y contraseña. Se tratan el ID de TeamViewer, la dirección IP, la duración de la sesión y el contenido de la pantalla visible durante la sesión. La base jurídica es el art. 6.1.b RGPD.
7. Desistimiento
Si desistes de un contrato, tratamos tu comunicación y los datos del pedido para tramitar el desistimiento, reembolsar el pago y poder documentar el proceso (art. 6.1.b y c RGPD).
8. Transferencias a países fuera de la UE
Google, Calendly, OpenAI y Sentry pertenecen a empresas con sede en EE. UU., y los proveedores de servicios de pago también pueden tratar datos en terceros países. Con Calendly, el tratamiento se realiza en EE. UU. Google LLC y Calendly LLC están certificadas conforme al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.; las transferencias a empresas certificadas están cubiertas por la decisión de adecuación de la Comisión Europea de 10 de julio de 2023 (art. 45 RGPD). Cuando no es así, basamos las transferencias en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea (art. 46.2.c RGPD). A petición te indicamos la garantía aplicable.
9. Plazo de conservación
Eliminamos tus datos en cuanto dejamos de necesitarlos para la finalidad y no existe ninguna obligación de conservarlos. En detalle:
- registros del servidor: seis semanas como máximo
- sesión de la cesta: dos días
- tu elección en el aviso de cookies: doce meses en el navegador
- facturas y registros contables: siete años desde el final del ejercicio
- pedidos y claves entregadas: mientras sean posibles reclamaciones derivadas del contrato y se aplique la obligación de conservación
- cuenta de cliente: hasta que la elimines o hagas que se elimine
- consultas al servicio de atención al cliente: hasta que el asunto esté cerrado y no se esperen reclamaciones
10. Tus derechos
Tienes derecho de acceso (art. 15 RGPD), rectificación (art. 16), supresión (art. 17), limitación del tratamiento (art. 18) y portabilidad de los datos (art. 20). Puedes retirar un consentimiento en cualquier momento con efectos para el futuro (art. 7.3).
Derecho de oposición: cuando tratamos datos sobre la base de nuestro interés legítimo (art. 6.1.f RGPD), puedes oponerte en cualquier momento por motivos relacionados con tu situación particular (art. 21 RGPD).
Para ello, escribe a datenschutz@vivakeys.de. Si tenemos dudas razonables sobre tu identidad, podemos pedirte una prueba.
11. Reclamación ante una autoridad de control
Puedes presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos. Para nosotros es competente la autoridad estonia de protección de datos:
Andmekaitse Inspektsioon (Inspección estonia de protección de datos)
Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia
Correo electrónico: info@aki.ee, teléfono: +372 627 4135
Sitio web: aki.ee
También puedes dirigirte a la autoridad de control del Estado miembro de la UE en el que vives o trabajas, por ejemplo la Agencia Española de Protección de Datos. Esta transmite tu reclamación a la autoridad estonia.
12. Información adicional
Debes facilitar los datos necesarios para un pedido; de lo contrario no podemos celebrar el contrato. Todos los demás datos son voluntarios.
No tomamos decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos en ti o te afecten significativamente de modo similar (art. 22 RGPD).
Actualizamos esta política de privacidad cuando cambian nuestro tratamiento o la situación jurídica. Se aplica la versión publicada aquí.
Última actualización: 9 de noviembre de 2026